前段時(shí)間，有個(gè)人問(wèn)小助理：“有了電子發(fā)票，是不是以后就不用會(huì)計(jì)檔案?”對(duì)此，會(huì)計(jì)網(wǎng)今天就來(lái)給大家辯辯，看看會(huì)計(jì)檔案究竟重不重要?工作中該怎么處理?

　　一、會(huì)計(jì)檔案是什么?

　　會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)產(chǎn)生的能記錄或反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)資料，一般包括以下四類：①會(huì)計(jì)憑證;②會(huì)計(jì)賬簿;③財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;④其他會(huì)計(jì)資料。

　　需要特別指出的是會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的，在編制時(shí)要與文書(shū)檔案(命令、指示、布告等)進(jìn)行明確的區(qū)分。

　　回到文首的問(wèn)題：“會(huì)計(jì)檔案會(huì)消失嗎?”

　　不會(huì)!因?yàn)樗且粋€(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況最直接的反映，并記錄了各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。隨著電子憑證的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案會(huì)逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，但不會(huì)消失。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的整理

　　既然會(huì)計(jì)檔案真實(shí)全面、反映業(yè)務(wù)，我們就需要將龐雜的資料按照一定的邏輯整理出來(lái)，這一過(guò)程的概括起來(lái)可以分為五步：

　　①分類：將收集到的會(huì)計(jì)資料按照憑證，賬簿，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他四類分好。

　?、诜帜辏涸僭谒拇箢愔校瑢⒏黜?xiàng)資料依照時(shí)間順序按年度進(jìn)行區(qū)分。

　?、劬幪?hào)：在完成年度區(qū)分后，按照一定的順序?qū)①Y料排列，從“1”開(kāi)始進(jìn)行編號(hào)。

　　小貼士：如果企業(yè)僅有一個(gè)賬戶，可以按照時(shí)間順序排列。如果企業(yè)有多個(gè)賬戶的，可以先將不同的賬戶進(jìn)行編號(hào)，之后再在各個(gè)賬戶中按照時(shí)間順序，進(jìn)行流水編號(hào)。

　　④編目：為了方便日后的檢索，需要在最低一級(jí)的分類下，給每?jī)?cè)會(huì)計(jì)檔案編制目錄。我們也叫它“案卷名冊(cè)”，可以在大叔說(shuō)會(huì)計(jì)回復(fù)【檔案】查看目錄項(xiàng)目和編制方法。

　　此外該目錄應(yīng)該一式四份，一份由企業(yè)的會(huì)計(jì)部門保管，剩余三份應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案移時(shí)一并交給檔案管理部門。

　　⑤入庫(kù)：將編制好的會(huì)計(jì)檔案四大類從上到下排列，在每層上按時(shí)間順序從左到右排列好，至此便完成了會(huì)計(jì)檔案的整理過(guò)程。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的移交

　　會(huì)計(jì)檔案并不是一直由公司的會(huì)計(jì)管理部門保管。在會(huì)計(jì)年年度終了后，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案可以由企業(yè)的會(huì)計(jì)管理部門保管一年，一年之后再移交給檔案管理部門保管。在臨時(shí)保管期間，出納人員不能兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　一年后會(huì)計(jì)管理部門在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，需要編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將該清冊(cè)與會(huì)計(jì)檔案一并移交給檔案管理部門。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持原來(lái)的封裝;電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)將電子會(huì)計(jì)檔案和源數(shù)據(jù)一起移交。

　　檔案管理部門在交接時(shí)，應(yīng)該按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)仔細(xì)核對(duì)交接，并檢查會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。雙方確認(rèn)后，才能在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字蓋章。該清冊(cè)應(yīng)一式兩份，由會(huì)計(jì)管理部門和檔案管理部門各自保存。

　　倘若因?yàn)楣ぷ髟虿荒芗皶r(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案移交的，會(huì)計(jì)管理部門要先征得檔案管理部門的同意，待其同意后可以繼續(xù)保管會(huì)計(jì)檔案，最長(zhǎng)時(shí)限不得超過(guò)三年。

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