審計(jì)溝通的技巧主要有7點(diǎn),包括營造氣氛;初次印象;變序提問;分別面談;關(guān)鍵信息;學(xué)會(huì)傾聽;疏通情緒,具體解釋如下:
審計(jì)溝通的技巧——營造氣氛
面談時(shí)的氣氛很重要。要讓面談?wù)吒械捷p松,個(gè)人沒有受到指責(zé)、沒有受到威脅,否則他會(huì)采取不配合的態(tài)度。宜采取的方法是間接的提出問題,獲取與潛在問題有關(guān)的事實(shí)信息。直接提出問題,可能會(huì)讓面談?wù)吒械讲贿m。訪談中還要注意非言語行為的影響,如語調(diào)、面部表情、態(tài)度等。這些都可能影響氣氛,進(jìn)而影響訪談質(zhì)量。
審計(jì)溝通的技巧——初次印象
在開展訪談的初期,審計(jì)人員要注意不能讓受訪者產(chǎn)生不平等的情緒,不能讓被審計(jì)人員產(chǎn)生敵意、害怕、討厭等心理,應(yīng)從受訪者的本職工作談起比較好,讓其感受到受重視、親切的感覺。開始階段也不宜談一些量化的問題,總之和睦的關(guān)系才是訪談良好的開端,才有助于審計(jì)成功。
審計(jì)溝通的技巧——變序提問
針對(duì)同一個(gè)主題,如果確定的受訪部門及人數(shù)較多,審計(jì)人員有可能在過程中產(chǎn)生倦怠和無趣的感覺,影響訪談質(zhì)量。此時(shí)審計(jì)人員應(yīng)就所提問題改變順序提問,或者使用有所差異的方式提問。但是,因?yàn)槟繕?biāo)是既定的,所以不宜采用不同的問題而偏離目標(biāo)。
審計(jì)溝通的技巧——分別面談
受訪者較多時(shí),不宜集中大家提問,不宜讓大家以書面形式回答。書面回答與口頭回答會(huì)產(chǎn)生很大差異,受訪者會(huì)誤認(rèn)為是交待問題。書面材料必要時(shí)才采用,比如舞弊調(diào)查。集中(或部分集中)提問時(shí)人們會(huì)觀望,而不能主動(dòng)說出有價(jià)值的信息,或者擔(dān)心會(huì)傳到自己領(lǐng)導(dǎo)耳中。況且讓多人同時(shí)脫離崗位,未必能辦到。所以最好分開來談。二次面談要慎重,除非事實(shí)已經(jīng)清楚后,需要確定受訪者的責(zé)任和參與程度,一般不建議對(duì)同一個(gè)人的二次訪談。
審計(jì)溝通的技巧——關(guān)鍵信息
如果受訪者告訴審計(jì)師的信息量很大時(shí),應(yīng)注意兩點(diǎn):一是關(guān)注效率,不要浪費(fèi)時(shí)間和精力,不宜采取進(jìn)行錄音過后整理或者過后再找更多的人面談的方法,找更多的人未必能得到想要的信息。其二,提高審計(jì)師自身素質(zhì),在談話之前,盡量預(yù)先考慮到關(guān)鍵信息,不宜做詳細(xì)記錄,實(shí)不可取。談話中不能讓受訪者來確定信息的性質(zhì),因?yàn)樗欠裼谐浞值慕?jīng)驗(yàn)和知識(shí)是不確定的。
審計(jì)溝通的技巧——學(xué)會(huì)傾聽
為了做到有效傾聽,需要從細(xì)節(jié)上篩選重要想法,注意重要觀點(diǎn)。
有研究認(rèn)為,多數(shù)人的頭腦處理信息的速度比說話快三倍。因此有效的方法是將聽到的重點(diǎn)同腦中己知的信息聯(lián)系起來,只有這樣,回應(yīng)的時(shí)候才會(huì)得心應(yīng)手。
傾聽時(shí)的不恰當(dāng)反應(yīng)有三種:馬上準(zhǔn)備回應(yīng)。如果邊聽邊準(zhǔn)備答案,勢(shì)必會(huì)影響傾聽,尤其是他下面講的內(nèi)容。暗中觀察說話人的非語言信息。如果能顧及他說話的內(nèi)容,可以適當(dāng)選擇這種方式。如果做不到兼顧,則以傾聽為主。對(duì)說話人的微反應(yīng)做出判斷,如今己經(jīng)成為一種獨(dú)立學(xué)科,即使專業(yè)人才也有判斷失誤的時(shí)候,所以這種兼顧的方式是不建議的。默記所有細(xì)節(jié)和談話內(nèi)容。這個(gè)難度太大,也沒有必要。
審計(jì)溝通的技巧——疏通情緒
在審計(jì)師遇到積極對(duì)抗,即被審計(jì)單位不信認(rèn)審計(jì)師合理提出的觀點(diǎn)時(shí),雙方取得一致的最有效方式是讓被審計(jì)單位再次解釋他們的意見,從中發(fā)現(xiàn)一致之處。
在沒有具體問題阻礙時(shí),思想癥結(jié)不能圍堵。審計(jì)師不應(yīng)采取以下三種方式:向被單位的上級(jí)談?wù)摯耸?,這會(huì)使雙方關(guān)系疏遠(yuǎn)。依賴邏輯觀點(diǎn),再次解釋審計(jì)師的觀點(diǎn)也是不可取的。被審單位己經(jīng)聽不進(jìn)去。只有他們敞開思想時(shí)才能接受邏輯。等待被審單位之后再提出理由,這個(gè)時(shí)候他們可能會(huì)較為通情達(dá)理。這也是不正確的。一個(gè)疲倦的、心煩意亂的人不是同審計(jì)師進(jìn)行討論的好聽眾。因此最好的方法先讓其傾述,從中尋找一致性。
審計(jì)溝通解釋
審計(jì)溝通是指審計(jì)機(jī)構(gòu)與被審計(jì)單位、組織適當(dāng)管理層就審計(jì)有關(guān)事項(xiàng)、依據(jù)、結(jié)論、決定或建議進(jìn)行積極有效探討和交流的過程。
審計(jì)溝通是貫穿于審計(jì)全過程的一項(xiàng)重要的工作,科學(xué)、有效的溝通對(duì)增進(jìn)審計(jì)人員與被審計(jì)人員雙方的情感,提升審計(jì)質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)有著極其重要的作用。
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