三欄式賬簿是指賬頁中設有借方、貸方和余額三個金額欄目的賬簿,適用于僅需記錄金額增減變動的總賬、債權債務明細賬及資本類科目明細賬。
三欄式賬簿就是“財務記賬的標準模板”——
結構特點:每頁分三列——借方(錢花出去)、貸方(錢收進來)、余額(還剩多少錢);
適用場景:記錄現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款等需要明確金額變動的科目;
核心作用:讓每一筆錢的來龍去脈清晰可查,方便對賬和編制報表。
舉個奶茶店的例子:
記錄“銀行存款”的三欄式賬頁:
借方:收到客戶轉賬5000元;
貸方:支付牛奶貨款2000元;
余額:3000元(當前銀行存款余額)。
三欄式賬簿的三大核心特點
1.結構簡單清晰(一頁三欄,一目了然)
賬頁格式:
日期欄:業(yè)務發(fā)生時間;
摘要欄:簡要說明業(yè)務內(nèi)容;
借方金額欄:記錄資產(chǎn)增加、費用發(fā)生、負債減少;
貸方金額欄:記錄資產(chǎn)減少、收入獲得、負債增加;
余額欄:實時更新當前科目余額。
2.適用范圍廣泛(多數(shù)科目通用)
常用科目:
資產(chǎn)類:庫存現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款;
負債類:應付賬款、短期借款;
所有者權益類:實收資本、資本公積;
3.便于對賬與審計(減少差錯)
操作優(yōu)勢:
借貸方金額自動平衡,快速發(fā)現(xiàn)錯賬;
余額欄實時反映資金變動,避免透支風險;
審計時可通過摘要追溯原始憑證。
案例:某公司通過三欄式賬簿發(fā)現(xiàn)一筆應收賬款貸方誤記,及時調(diào)整避免壞賬。
三欄式賬簿的登記步驟
1.根據(jù)憑證登記借貸方
操作規(guī)則:
核對原始憑證與記賬憑證的一致性;
按日期順序逐筆登記,不得跳行或隔頁。
2.計算并更新余額
公式:
資產(chǎn)類科目:期末余額=期初借方余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額;
負債類科目:期末余額=期初貸方余額+本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額。
3.月末結賬與對賬
操作規(guī)則:
劃單紅線結出本月合計及本年累計;
與總賬、銀行對賬單核對,編制余額調(diào)節(jié)表(如有差異)。
常見誤區(qū)與真實案例
1.借貸方向混淆
錯誤:將應付賬款減少誤記入借方(正確應記貸方);
案例:某企業(yè)因借貸方向錯誤導致負債虛增,補稅10萬元。
2.摘要模糊不清
錯誤:摘要寫“收款”,未注明客戶名稱及合同編號;
風險:審計時無法追溯交易真實性,可能被認定為虛增收入。